ЛЕКЦИЯ №9

«Компьютерное изготовление кадровых документов»

_________________________________________________________

Целевая установка: рассмотреть приемы использования шаблонов, созданных ранее, а также приемы создания реквизитов, характерных лишь для кадровых документов.

В результате изучения темы слушатели:

-     познакомятся с особенностями подготовки реквизитов характерных для документов рассматриваемой группы;

-     изучат приемы "сборки" документов данной группы из новых реквизитов, ранее заготовленных реквизитов, а также реквизитов, оформление которых в виде "заготовок" не возможно или нецелесообразно.

Опорный конспект лекции.

В лекции рассматриваются следующие вопросы.

7.1. Изготовление бланка личной карточки.

7.2. Порядок подготовки контракта.

7.3. Особенности подготовки приказа по личному составу.

 

Классификация и общие требования к кадровым документам изложены выше (см. п.Ошибка! Источник ссылки не найден.). Компьютерная подготовка этих документов во многом базируется на материале, изложенном в двух предшествующих темах. Поэтому здесь мы рассмотрим главным образом особенности подготовки основных кадровых документов, детально разбирая лишь новые элементы и приемы.

 

1.1. Изготовление бланка личной карточки

Изготовление бланка личной карточки предполагает:

Ø     создание основы будущего документа — шаблона карточки,

Ø     подготовку лицевой и оборотной частей, а также

Ø     изготовление шаблона для печати карточки.

1.1.1. Создание шаблона личной карточки

1.Выполните п. Ошибка! Источник ссылки не найден.и Ошибка! Источник ссылки не найден., создав документ на основе шаблона Normal.dоt, установив следующие параметры страницы: Размер бумаги А5, ориентация — Книжная, все поля, равные 0,7 см, флажок зеркальные — сбросьте.

2.Введите заголовок Личная карточка № и отформатируйте его, используя кнопки Полужирный , По центру . Размер шрифта задайте 14 пт.

3.Сохраните результаты работы (Рисунок 8) в виде шаблона с именем Личная карточка.dоt в папке ОРД (методика работы в п. Ошибка! Источник ссылки не найден.).

Рисунок 8 Заголовок личной карточки

Личная карточка состоит из нескольких разделов, которые всегда располагаются в одной и той же последовательности:

I. Общие сведения.

II. Сведения о воинском учете.

III. Назначения и перемещения.

IV. Отпуска.

V.             Дополнительные сведения.

Информация в первых четырех разделах карточки строго регламентирована. Последний раздел личной карточки "Дополнительные сведения" предназначен для записи сведений о работнике, не получивших отражения в других разделах (учеба в настоящее время, вторая профессия и т.д.). Рассмотрим порядок создания перечисленных разделов.

1.1.2. Порядок подготовки раздела " I. Общие сведения"

Первый раздел лицевой стороны стандартного бланка личной карточки представлен ниже (Рисунок 9).

Рисунок 9 Первый раздел личной карточки

Для его изготовления:

1. Создайте заголовок раздела:

Ø     Установите маркер правее символа № в заголовке карточки и нажмите клавишу Enter.

Ø     Введите заголовок первого раздела: I. Общие сведения,

Ø     отформатируйте его, применив шрифт размером 12 пунктов, полужирное начертание и центрирование,

Ø     дважды нажмите клавишу Enter и, используя клавишу управления курсором ­, перейдите в предпоследнюю строку (Рисунок 10).

Рисунок 10 Точка установки маркера в момент начала двух колоночного ввода текста

2. Начните двух колоночный ввод текста первого раздела. Для этого:

Ø     Наберите текст «1. Фамилия» и выделите эту строку.

Ø     Установите размер шрифта 8 пт (при большем размере все пункты первого раздела на одной стороне личной карточки не поместить).

Ø     Вызовите команду Колонки меню Формат.

Ø     В открывшемся диалоговом окне Колонки (Рисунок 11) установите опцию Разделитель, щелкните на пиктограмме Две в области Тип, выберите К выделенным разделам в списке Применить: и закройте диалоговое окно, нажав Ок.

Рисунок 11 Диалоговое окно Колонки

Ø     Зарезервируйте место для последующего вписывания фамилии — заполните всю строку от слова «Фамилия» до конца колонки символом  нижнего подчеркивания.

В результате после заголовка раздела в режиме просмотра разметки страницы будет видна горизонтальная линия, соответствующая концу раздела, а рабочая область листа— разделится на 2 колонки (Рисунок 12).

3. Наберите недостающий текст обеих колонок личной карточки (текст для набора представлен на выше, см. Рисунок 9).

4. Обеспечьте равномерное распределение текста по колонкам. Для этого:

Ø     Установите курсор ввода в начало строки позиции 7,

Ø     Выберите команду Разрыв меню Вставка.

Рисунок 12 Фрагмент документа после вставки 2-х колонок

Ø     В области Начать установите опцию Новую колонку,

Ø     нажмите кнопку ОК.

Рисунок 13 Текст первого раздела со спецсимволами

В результате Word автоматически переместит во вторую колонку текст первого раздела карточки, расположенный ниже курсора ввода. Конец колонки отобразится на экране пунктирной линией, которая будет видна на экране после нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Разрыв, если установлен режим индикации спецсимволов (Рисунок 13).

Следует отметить, что в нормальном режиме просмотра многоколонный текст отображается в виде одной колонки. Только в режимах просмотра разметки страницы и предварительного просмотра многоколонный текст отображается на экране в том виде, в каком он будет напечатан.

 

 

1.1.3. Порядок подготовки раздела "II. Сведения о воинском учете"

Ø     Наберите заголовок текста.

Форматирование заголовка и распределение текста второго раздела по колонкам выполняется так же, как и для первого раздела.

Ø     Все позиции на лицевой стороне бланка личной карточки, которые должны заполняться от руки, следует заполнить знаком нижнего подчеркивания.

Полностью оформив текст лицевой стороны карточки,

Ø     вставьте несколько пустых абзацев после первого раздела,

Ø     поэкспериментируйте с размещением второго раздела карточки на странице.

После форматирования второй раздел бланка карточки должен иметь вид, изображенный ниже (Рисунок 14).

Рисунок 14 Второй раздел бланка личной карточки

 

Поскольку третий раздел личной карточки всегда должен начинаться с новой страницы, при изготовлении бланка карточки после последней строки второго раздела следует вставить обязательный конец страницы.

Для вставки конца страницы:

Ø     установите курсор ввода под последней строкой второго раздела,

Ø     вызовите команду Разрыв меню Вставка.

Ø     В секции диалогового окна Начать установите опцию Новую страницу,

Ø     нажмите кнопку ОК.

Word перейдет к следующей странице, на которой вы можете начать набирать текст третьего раздела карточки.

1.1.4. Порядок подготовки обратной стороны личной карточки

Заголовки третьего и четвертого разделов карточки располагаются в одной строке.

Ø     Введите текст заголовков третьего и четвертого разделов

III. Поощрения и перемещения     IV. Отпуска

Ø     оформите их так же, как и заголовки двух предыдущих разделов.

Данные о поощрениях и об отпусках работника фиксируются в сводной таблице, состоящей из 11 столбцов. Сначала при вставке таблицы можно установить в ней не более семи строк. В дальнейшем при окончательном форматировании карточки количество строк можно увеличить. Учитывая ограниченные размеры карточки, для символов заголовка таблицы следует задать размер не более 10 пунктов.

Ø     Вызовите команду Добавить таблицу меню Таблица.

Рисунок 15 Диалоговое окно Вставка таблицы

 

Ø     в открывшемся диалоговом окне в поле Число столбцов наберите 11, а в поле Число строк — 7,

Ø     щелкните на кнопке ОК.

Ø     Оформите первую строку таблицы так, как это показано ниже (Рисунок 16).

Рисунок 16 Обратная сторона карточки

 

В дальнейшем все записи в личной карточке о назначениях, перемещениях и отпусках работника могут выполняться от руки сотрудниками кадровой службы предприятия.

Для пятого раздела личной карточки "Дополнительные сведения" можно предусмотреть несколько строк в нижней части страницы. Ввод и форматирование заголовка раздела выполняется так же, как и во всех предыдущих. Для ввода дополнительных сведений необходимо предусмотреть в пятом разделе несколько строк. Чтобы обозначить горизонтальные линии, пользуйтесь символом нижнего подчеркивания.

Последняя позиция личной карточки располагается в самом низу страницы и заполняется от руки работником кадровой службы после приказа об увольнении сотрудника. В нее заносятся дата и причина увольнения в соответствии с положениями КзоТа. Место для занесения этих сведений следует также обозначить несколькими горизонтальными линиями.

Теперь можно вставить дополнительные строки в таблицу третьего-четвертого разделов. Количество строк в таблице следует регулировать в зависимости от расположения на странице последнего раздела "Дополнительные сведения" и позиции для ввода даты и причины увольнения. Вставить в таблицу нужно столько строк, сколько необходимо для того, чтобы указанная позиция располагалась в самом низу обратной стороны карточки. Для вставки пустых строк:

Ø     выделите в таблице столько строк, сколько необходимо вставить,

Ø     вызовите команду Добавить строки меню Таблица.

Чтобы увидеть полностью оформленную личную карточку вызовите команду Предварительный просмотр меню Файл.

В этом режиме на экране можно увидеть одновременно лицевую и обратную стороны карточки. Масштаб изображения устанавливается в поле списка Масштаб пиктографического меню Просмотр печати.

Чтобы обеспечить единообразное форматирование личных карточек всех работников предприятия, созданный документ следует сохранить как шаблон Word и в дальнейшем при заполнении личных карточек базироваться на этом шаблоне. Сохраните изменения в шаблоне Личная карточка.dоt, следуя п. 8 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден..

1.1.5. Создание шаблона печати

Бланк личной карточки можно распечатать так же, как и любой другой документ Word, чтобы затем заполнить от руки. Для этого можно воспользоваться командой Печать меню Файл или кнопкой Печать главного пиктографического меню.

Однако, если принтер, подключенный к вашему компьютеру, не поддерживает формат А5, то, чтобы напечатать карточки, необходимо позаботиться о шаблоне печати. Используя шаблон печати, можно напечатать карточки на листах бумаги обычного 11-го формата (формат А4). Для подготовки шаблона печати:

Ø     Откройте документ с готовым бланком личной карточки.

Ø     Создайте новый документ,

Ø     вызовите команду Параметры страницы меню Файл.

Ø     В разделе Размер бумаги установите опцию Альбомная,

Ø     в разделе Поля — значения полей равные 0,7 см.

Ø     Щелкните на опции Зеркальные поля и нажмите кнопку ОК.

Ø     Активизируйте меню Окно и перейдите в окно документа с личной карточкой.

Ø     Выделите текст на лицевой стороне карточки,

Ø     выберите команду Копировать меню Правка или щелкните на пиктограмме Копировать главного пиктографического меню.

Текст лицевой стороны личной карточки скопируется в буфер промежуточного хранения.

Ø     Теперь возвратитесь в окно документа с шаблоном печати.

На одном листе бумаги формата А4 можно разместить две личные карточки, если соответствующим образом подготовить шаблон печати.

Для создания шаблона печати понадобится таблица, состоящая из одной строки и двух столбцов.

Ø     С помощью пиктограммы Добавить таблицу вставьте таблицу,

Ø     выделите ее и вызовите команду Высота и ширина ячейки меню Таблица.

Ø     В поле Интервал между раздела Столбец установите значение 0 см, нажмите кнопку ОК.

Ø     Установите курсор в первую ячейку таблицы,

Ø     вызовите команду Специальная вставка меню Правка.

На экране откроется диалоговое окно Специальная вставка.

Рисунок 17 Диалоговое окно Специальная вставка

 

Ø     В поле списка Как выберите элемент рисунок,

Ø     щелкните на кнопке ОК.

Ø     Нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в следующую ячейку таблицы,

Ø     вставьте в нее текст лицевой стороны личной карточки.

 

Рисунок 18 Шаблон печати карточек

 

Повторите все описанные выше действия, чтобы поместить текст обратной стороны карточки в шаблон печати.

Ø     Сначала скопируйте текст обратной стороны бланка карточки в буфер промежуточного хранения,

Ø     затем с помощью клавиши Enter перейдите к началу второй страницы шаблона печати.

Ø     Выполнив щелчок на пиктограмме Добавить таблицу, вставьте новую таблицу,

Ø     в ее ячейки поместите текст обратной стороны личной карточки.

Если после вставки текста обратной стороны личной карточки в шаблон печати боковые контурные линии таблицы личной карточки не будут видны на экране,

Ø     дважды щелкните на кнопке Отменить главного пиктографического меню, чтобы отменить две последние операции вставки.

Ø     Перейдите в окно документа с бланком личной карточки,

Ø     с помощью мыши немного уменьшите ширину таблицы.

Ø     Вновь повторите операции копирования обратной стороны карточки в шаблон печати.

Разделительные линии внутри таблицы, которые видны на экране, на печать не выводятся. Чтобы они появились при печати:

Ø     выделите таблицу на первой странице шаблона печати,

Ø     откройте список Внешние границы

Ø     и щелкните на кнопке Все границы.

Ø     Точно так же проведите разделительные линии в таблице на оборотной стороне страницы шаблона печати.

Ø     Щелкните на пиктограмме Печать главного пиктографического меню.

1.2. Порядок подготовки контракта

В некоторых случаях при приеме на работу между руководителем предприятия и работником подписывается контракт (трудовой договор), в котором определяются права и обязательства сторон. Структура и содержание контракта зависит от должности, на которую принимается работник (руководитель предприятия, руководитель структурного подразделения, инженер, техник и т.д.), и условий работы. Подготовка контракта предполагает оформление заголовочной, содержательной и оформляющей частей. Рассмотрим порядок создания этих частей.

1.2.1. Подготовка заголовочной части

Если вы внимательно читали предыдущие главы, то сможете без труда подготовить заголовочную часть контракта. Начните с заголовка документа, который, естественно, должен выделяться. Для него вполне подойдет шрифт Times New Roman Cyr в жирном начертании 20 кегля. Весь остальной текст может быть набран теми же шрифтами 12 кегля в нормальном начертании. В завершение следует отцентрировать заголовок. После форматирования текст будет выглядеть так, как показано ниже (Рисунок 19).

Текст, представленный на этом рисунке, является обязательным для любого контракта. Квадратными скобками выделен изменяемый текст контракта.

Рисунок 19 Заголовочная часть контракта

В процессе работы время от времени сохраняйте документ, в противном случае при сбое программы или других неприятностях с компьютером, его можно полностью потерять.

1.2.2. Подготовка содержательной части

Все пункты содержательной (основной) части контракта объединяются в разделы. Каждый раздел имеет заголовок. Как правило, основная часть контракта начинается с раздела «Общие положения» или «Общие условия».

Ø     Наберите заголовок первого раздела:

Общие положения

Ø     и, нажав клавишу Enter, установите курсор в начало новой строки.

Как правило, пункты контракта внутри каждого раздела нумеруются. При вводе текста номера пунктов указывать не следует, это можно будет сделать позже с помощью команды Список меню Формат. Однако, чтобы облегчить нумерацию в дальнейшем, каждый пункт контракта при наборе текста следует оформлять как отдельный абзац.

Напомним, что в абзацем называется часть документа, содержащая текст, графику, объекты (формулы, рисунки, таблицы) или другие фрагменты, за которой следует маркер абзаца. Маркер абзаца вставляется каждый раз после нажатия клавиши Enter.

В некоторых случаях не требуется оформлять все пункты контракта в виде отдельных абзацев. Чтобы перейти на новую строку в одном абзаце, нужно использовать клавиши Shift+Enter.

Текста первого пункта контракта вполне достаточно, чтобы продемонстрировать возможности средств создания нумерованных списков, которыми обладает Word.

Ø     Введите фрагмент текста первого пункта контракта:

Настоящий контракт является трудовым договором.

Далее текст следует начать набирать с новой строки (но не с нового абзаца). Чтобы объединить вводимые строки в один абзац,

Ø     нажмите клавиши Shift+Enter,

Ø     продолжите текст первого пункта контракта с новой строки:

В соответствии с контрактом Специалист …

Ø     Ввод абзаца завершите нажатием клавиши Enter.

После нажатия клавиш Shift+Enter Word вставляет символ конца строки, который хорошо виден на экране, если установлен режим индикации специальных символов. Для установки этого режима щелкните на пиктограмме Спец.символы главного пиктографического меню .

Таким образом можно начать новую строку, не разрывая абзаца. Это так называемый мягкий прогон строки, преимущества которого вы сможете оценить при создании нумерованных списков.

В первом разделе контракта следует также отразить вопросы о подчиненности Специалиста, оценке его деятельности и замене на период болезни или отпуска и т.д.

Аналогично первому оформите остальные разделы, перечислив в них все условия контракта. Контракт может включать любые условия, удовлетворяющие обе стороны, но не запрещенные действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и документами предприятия. Кроме первого раздела "Общие положения", контракт на исполнение обязанностей, например, главного бухгалтера, может содержать следующие разделы:

1.     Функции и обязанности главного бухгалтера.

2.     Права и условия работы главного бухгалтера.

 

Рисунок 20 Первый раздел контракта (до форматирования)

 

3.     Материальное и социально-бытовое обеспечение главного бухгалтера.

4.     Ответственность сторон.

5.     Изменение и расторжение контракта.

6.     Прочие условия.

7.     Адреса сторон.

Пункты контракта могут содержать ссылки на другие документы, которые следует оформить как приложения к контракту. Приложениями к контракту могут быть:

Ø     должностная инструкция;

Ø     квалификационные требования к работнику;

Ø     дополнительные соглашения, например, договор о полной материальной ответственности, договор о возмещении затрат, связанных с повышением квалификации работника и т.д.

Форматирование текста основной части контракта предполагает:

Ø     настройку шрифта (см. п 3 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.),

Ø     нумерацию разделов и подразделов (см. подразделы Ошибка! Источник ссылки не найден. и Ошибка! Источник ссылки не найден.),

Ø     вставку нумерации страниц (см. п. 1 и 2 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.).

1.2.3. Подготовка оформляющей части

В оформляющей части контракта указываются реквизиты сторон, подписывающих контракт.

Адреса сторон в контракте форматируются, как правило, в две колонки (см. п. 1.5.2.). Таким же образом оформляется в две колонки трафаретный текст для личных подписей руководителя предприятия и специалиста.

Отформатированный последний раздел контракта представлен ниже (Рисунок 21).

Рисунок 21 Оформляющая часть контракта

 

Чтобы напечатать сразу два экземпляра контракта:

Ø     вызовите команду Печать меню Файл,

Ø     в поле Число копий укажите требуемое количество копий.

Если все установки выполнены правильно, после щелчка на кнопке ОК принтер распечатает оба экземпляра контракта.

1.3. Особенности подготовки приказа по личному составу

Приказами по личному составу оформляются назначения, перемещения, освобождения, поощрения, взыскания и т.д. сотрудников предприятия. Обоснованием для оформления приказа может быть личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, протоколы конкурсных комиссий, акты нарушений трудовой дисциплины и т.д. Оформление приказа выполняется по аналогии с тем, как рассмотрено выше (п. Ошибка! Источник ссылки не найден.) с учетом следующих особенностей:

1. Приказ имеет стандартный заголовок — "по личному составу".

2. Приказ, как правило, подписывается в день его подготовки. Поэтому при подготовке приказов данной группы рекомендуется создать специальный шаблон, в который внести автоматически обновляемую дату. С этой целью в соответствующую ячейку технологической таблицы следует вставить поле PrintDate, воспользовавшись методикой п. подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден. .

3. В отличие от приказа по основной деятельности приказ по личному составу не имеет констатирующей части и слова "ПРИКАЗЫВАЮ".

4. Каждый пункт приказа начинается с указания распорядительного действия. Слова "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ" и т.п. печатаются от нулевого положения табулятора и нумеруются арабскими цифрами. Далее следует фамилия (обычно пишется прописными буквами) и инициалы работника, должность, структурное подразделение, дата вступления в действие данного пункта приказа.

5.  При приеме на работу имя и отчество работника указываются полностью.

6. При оформлении приказов по личному составу следует использовать однозначные и четкие формулировки из специальных справочных изданий для работников отделов кадров в строгом соответствии с КзоТом.

7. После каждого пункта приказа (от нулевого положения табулятора) должны быть названы документы, являющиеся основанием данного пункта приказа. Например:

Основание: Заявление Козлевича А.К., служебная записка начальника отдела
Бендера О.И.

8. В тексте приказа, если он имеет значительный объем, рекомендуется объединять идентичные распорядительные действия. Пример оформления приказа по личному составу приведен ниже (Рисунок 22).

Рисунок 22 Приказ по личному составу

 

Проекты приказов по личному составу в обязательном порядке визируются руководителем кадровой службы или ответственным за ведение кадровой документации. Кроме того, проекты приказов визируются у юриста, главного бухгалтера и руководителей структурных подразделений, которые упоминаются в приказе.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы проставляются после подписи руководителя.

Приказы по общим вопросам и по личному составу имеют отдельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года. Приказы по личному составу рекомендуется индексировать в соответствии с их содержанием. Например:

№ 234/К — приказы о приеме на работу, увольнении и перемещении

№ 54/О — приказы об отпусках и т.д.