ЛЕКЦИЯ №8

«Использование информационных технологий при изготовлении информационно-справочных и информационно-аналитических документов»

_________________________________________________________

 

Целевая установка: рассмотреть приемы использования шаблонов, созданных ранее, а также приемы создания реквизитов, характерных лишь для информационно-справочных и информационно-аналитических документов (служебной и докладной записок, информационных, гарантийных и сопроводительных писем и др.).

В результате изучения темы слушатели:

-     познакомятся с особенностями подготовки реквизитов характерных для документов рассматриваемой группы;

-     изучат приемы "сборки" документов данной группы из новых реквизитов, ранее заготовленных реквизитов, а также реквизитов, оформление которых в виде "заготовок" не возможно или нецелесообразно.

В лекции рассматриваются следующие вопросы.

·        Подготовка справочно-информационных документов.

·        Подготовка служебной корреспонденции.

·        Подготовка справочно-аналитических документов.

1.1. Подготовка справочно-информационных документов

Требования к составлению справочно-информационных документов изложены в подразделе 0. С точки зрения компьютерного изготовления документы данной группы готовятся с использованием одних и тех же приемов. Поэтому разберем лишь 2 характерных примера.

1.1.1. Порядок подготовки служебной записки

Служебная записка, как правило, является внутренним документом и не выходит за пределы предприятия. С ее помощью оформляется оперативное решение текущих административных, хозяйственных и производственных вопросов, таких как разрешение на командировку, получение материальных ценностей, выполнение работ и т.д.

Реквизиты служебной записки — название подразделения, название вида документа, дата индекс, текст, адресат, подпись — располагаются на чистом листе бумаги в порядке, предусмотренном общим бланком предприятия.

Служебная записка может быть создана как на основе шаблона общего бланка предприятия, так и на основе шаблона Normal.dot. Рассмотрим второй вариант.

1. Создайте новый документ, щелкнув по клавише  пиктографического меню.

Ø     Установите параметры страницы, соответствующие требованиям (см. п. Ошибка! Источник ссылки не найден.), но верхнее поле, задайте равным 2 см.

Ø    Создайте технологическую таблицу (Ошибка! Источник ссылки не найден.) и заполните заголовочную часть документа методом прямого набора (Рисунок 2).

Рисунок 2 Образец служебной записки

 

Ø    Ниже технологической таблицы заголовочной части, пропустив 2 строки, наберите реквизит текст.

Ø    Вставьте технологическую таблицу для подписи (Ошибка! Источник ссылки не найден.) и оформите ее, следуя технологии п. Ошибка! Источник ссылки не найден..

1.1.2. Порядок подготовки докладной записки

Докладная записка информирует руководителя предприятия или структурного подразделения об имевших место фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Она может составляться как по инициативе автора, так и на основе письменного или устного указания руководителя. Докладная записка может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки, адресуемые руководителю предприятия или подразделения, в котором работаем составитель, и внешние, адресуемые руководителю вышестоящего органа. Внутренние докладные записки могут оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. При их оформлении следует придерживаться тех же правил, что и при оформлении служебных записок. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке предприятия формата А4.

Докладная записка содержит следующие реквизиты: название предприятия, название структурного подразделения (внутренняя докладная записка), название вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюция, отметка об исполнении документа.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй — содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть реализованы в связи с изложенными фактами.

Чтобы подготовить внешнюю докладную записку:

1. Создайте новый документ на основе шаблона Бланк письма угловой.dot.

2. Введите и оформите название вида документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» (по аналогии с п. 2 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.).

3. Если документ адресуется руководителю вышестоящей организации, название организации необходимо включить в состав названия должности адресата. Для этого:

Ø     Установите маркер ввода в правый столбец второй строки технологический таблицы (Ошибка! Источник ссылки не найден.).

Ø     Введите должность и фамилию адресата, воспользовавшись методикой «автотекста» (п. 7 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.) и приемами подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден..

4. Введите заголовок к тексту докладной записки. Для этого установите маркер в пятой строке левого столбца технологической таблицы заголовочной части (Ошибка! Источник ссылки не найден.) и наберите текст, например, о проверке документов.

5. Введите реквизит текст:

Ø     Отступите от технологической таблицы на 3-4 межстрочных интервала, используя клавишу Enter.

Ø     Наберите текст записки, следуя требованиям п. Ошибка! Источник ссылки не найден.. При вводе текста можно не обращать внимания на форматирование. Его можно оформить после ввода посредством одного из стилей Основной текст с отступом  или Основной текст без отступа.

6. Введите реквизит подпись:

Ø     Отступите от реквизита текст на 3-4 межстрочных интервала, используя клавишу Enter.

Ø     Воспользовавшись методикой «автотекста» (п. 7 подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.) и приемами подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден., выберите один из вариантов подписи и ведите ее.

Полученный документ может выглядеть так, как это показано ниже (Рисунок 3).

1.2. Подготовка служебной корреспонденции

1.2.1. Особенности подготовки информационных писем

В современной переписке практически не используются пишущие машинки. Тексты писем готовятся, редактируются и форматируются на компьютере, а затем распечатываются на принтере. Это позволяет избежать ненужных процедур подготовки черновиков и многократного перепечатывания писем. Применяя редактор Word, вы добьетесь безукоризненного оформления письма, а использование лазерных и струйных принтеров поможет получить качество печати, которое практически не отличается от типографского.

Рисунок 3 Докладная записка

 

Но все же главное в деловой переписке — это тексты посланий. Поэтому строго руководствуйтесь требованиями, изложенными в темах 2 и 3.

Среди деловой корреспонденции можно выделить две группы писем: личные и служебные. Служебные письма направляются от имени предприятия другому предприятию и носят сугубо официальный характер. Личные письма посылаются работником одного предприятия работнику равного уровня другого предприятия (например, менеджером одной фирмы менеджеру другой). В них стороны обсуждают те или иные проблемы, договариваются о встречах. Как правило, личные письма направляются после личного знакомства и установления партнерских отношений.

Основное содержание письма определяется целью его написания. В начале письма помещается вступительная фраза. Текст основной части должен быть кратким и однозначным. Его следует разбивать на смысловые абзацы для облегчения обработки корреспонденции и верного восприятия информации. В конце письма печатается заключительная фраза и проставляется подпись отправителя.

При подготовке письма рекомендуется применять общепринятые выражения, которые не только способствуют лучшему пониманию текста, но и свидетельствуют об уровне профессионализма составителя.

При отправлении письма следует помнить, что небрежно оформленное письмо, напечатанное не на бланке предприятия, вряд ли попадет на стол адресату. Оформление конверта имеет такое же значение, как и оформление самого письма. Хорошо воспринимаются тексты писем на бумаге, не имеющей большого количества сгибов, поэтому формат конверта должен гарантировать соблюдение принципа: сгиб страницы письма не более чем в один раз. В связи с этим рекомендуется подготавливать конверты, размеры которых отвечают формату отправляемого письма. Word позволяет распечатывать почтовые конверты различного размера с полем адреса отправителя и / или получателя.

Чтобы привлечь внимание получателя к письму, на конверте желательно поместить название организации-отправителя или ее фирменный знак.

Как правило, текст большинства писем составляется на основе стандартных оборотов и фраз, принятых в деловой переписке. Их использование не только сокращает время подготовки писем, но и свидетельствует о квалификации составителя письма. Чтобы упростить процедуру составления писем, следует сохранить часто используемые фразы в качестве элемента Автотекста в шаблоне писем.

Создание универсального словаря элементов Автотекста для всех типов писем представляет собой неразрешимую задачу. Однако некоторые стандартные обороты можно ввести в словарь элементов Автотекста. Секретарь-референт, занимающийся составлением писем, может пополнять этот словарь. Чем больше будет объем словаря, тем меньше времени придется затрачивать на составление писем.

Следует использовать короткие и легко запоминающиеся имена элементов Автотекста, которые должны отражать их содержание, например:

Начало письма;

Обращение;

Связующие элементы;

Запросы;

Конец письма

и т.д.

1.2.2. Создание пиктографического меню адресатов.

Если вы ведете интенсивную переписку с постоянными партнерами, указание адресата на письмах можно существенно ускорить, сохранив оформленные адреса в качестве элементов Автотекста и назначив каждому из них кнопку пиктографического меню или горячие клавиши.

При необходимости можно также создать отдельное пиктографическое меню Адресат с пиктограммами адресатов. Для этого:

1. Создайте новый документ, базирующийся на шаблоне бланка для письма.

2. Создайте подложку, где будут размещаться кнопки меню . С этой целью:

Ø     Вызовите команду Настройка меню Сервис, выберите вкладку Панели инструментов и щелкните на кнопке Создать. На экране появится диалоговое окно Создание панели инструментов (Рисунок 4).

Ø     В поле Панель инструментов введите выбранное имя, например Адресат.

Ø     В поле списка Сделать доступной для: установите шаблон, в котором следует сохранить новое пиктографическое меню. Не следует сохранять пиктографическое меню в шаблоне Normal.dot, чтобы не загромождать экран при работе с другими типами документов.

Ø     Закройте диалоговые окна Создание панели инструментов и Настройка, щелкнув на кнопке ОК.

Рисунок 4 Диалоговое окно создания пиктографического меню

3. Создайте кнопку для первого адресата. Для чего:

Ø     Вызовите команду Настройка меню Сервис и откройте вкладку Команды (Рисунок 5).

Рисунок 5Диалоговое окно Настройка

Ø     В поле списка Сохранить в укажите шаблон, в котором следует сохранить создаваемое пиктографическое меню (см. Рисунок 5).

Ø     В поле списка Категории выберите элемент Автотекст, в появившемся справа списке зафиксируйте курсор мыши на имени одного из адресатов,

Ø     отбуксируйте его в пиктографическое меню Адресат. После того, как Вы отпустите кнопку мыши, в пиктографическом меню Адресат появится кнопка с именем адресата.

Ø     При желании, нажав клавишу изменить выделенный объект, можно изменить имя на кнопке или дополнительно вставить значок.

4. Таким же образом создайте кнопки для других адресатов (Рисунок 6).

Мы рассмотрели порядок изготовления пиктографического меню, но аналогично могут быть созданы:

Ø     новое текстовое меню. В этом случае вместо подложки пиктографического меню создается новое текстовое меню (Настройка/ Команды/Категории/Новое меню);

Ø     новые комбинации клавиш, вызывающие необходимые автотексты. В этом случае вместо подложки пиктографического меню предварительно выполняются команды Сервис/Настройка/Команды/Автотекст/Клавиатура.

Рисунок 6 Пиктографическое меню Адресат

 

1.2.3. Особенности изготовление гарантийного письма

Гарантийные письма предназначены для официального подтверждения обязательств организации-автора гарантийного письма при определенных условиях и в определенный срок выполнить указанные в письме действия, например, оплатить, отгрузить, предоставить, компенсировать и т.д. Сроки и условия выполнения обязательств могут указываться в письме.

Порядок оформления аналогичен п. 1.2.2. Из-за особенностей оформления гарантийные письма можно рассматривать как особый документ, отличающийся от остальных типов писем следующим:

1. В гарантийном письме может отсутствовать реквизит заголовок к тексту.

2. В ряде случаев письмо может иметь несвойственный письмам реквизит — название вида документа. Поскольку на бланке для писем не предусмотрено место для размещения этого реквизита, слова "Гарантийное письмо" помещаются на 2-3 межстрочных интервала выше уровня текста и выравниваются по центру страницы.

3. Гарантийное письмо оформляется, как правило, на бланках для писем.

4. Реквизит текст всегда должен закончиться стандартной фразой:

Оплату гарантируем с расчетного счета №

в_____________отделении______________банка

    г. ____________________

5. Гарантийное письмо подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер, подписи которых скрепляются печатью. Подписи располагаются на расстоянии 3-4 межстрочных интервала ниже уровня основного текста. Расстояние между подписями должно равняться 2-3 межстрочным интервалам. Напомним, что для оформления такой подписи нами уже создавался Автотекст.

6. Письмо обязательно заверяется печатью

Образец гарантийного письма представлен ниже (Рисунок 7).

Рисунок 7 Образец гарантийного письма.

1.2.4. Особенности оформления сопроводительного письма

Сопроводительное письмо составляется только в том случае, если оно содержит информацию, отсутствующую в сопровождаемом документе.

Сопроводительные письма, содержание которых ограничивается предложениями типа:

Направляем Вам …

Настоящим направляется …

и т.д. — новой информации для адресата, как правило, не содержат, поэтому в их составлении нет необходимости. В таких случаях следует отправлять документ адресату без сопроводительного письма. Необходимые реквизиты — дата, индекс и другие — располагаются на общем бланке, который служит первой страницей отправляемого документа.

1.3. Подготовка справочно-аналитических документов

1.3.1. Особенности изготовления актов

Разновидности возможных актов с точки зрения их содержания и предназначения рассмотрены выше (стр.Ошибка! Закладка не определена.). Там же представлены состав обязательных реквизитов и требования к оформлению реквизитов, характерных для актов. При компьютерном изготовлении акта рекомендуется следующее:

1. Готовьте акты на основе шаблона Приказ.dot (в нем максимальное количество «заготовок», необходимых для ускорения создания акта).

2. Для оформления реквизита «Наименование вида документа» выделите в заголовочной части шаблона (Ошибка! Источник ссылки не найден.) слово «ПРИКАЗ» и вместо него наберите слово «АКТ».

3. Реквизит «Заголовок к приказу» оформляйте методом прямого набора текста.

4. Реквизит «Текст» вводной и констатирующей частей акта также оформляется прямым набором текста с последующим форматированием, следуя методике пОшибка! Источник ссылки не найден..

5. Остальные обязательные реквизиты оформляются с помощью соответствующих автотекстов, включенных в шаблон.

Пример оформления содержательной части акта приведен выше (стр.Ошибка! Закладка не определена.).

1.3.2. Особенности изготовления справок

Компьютерное оформление справок, предназначение и требования к которым изложены выше (стр. Ошибка! Закладка не определена.), имеет следующие особенности:

1. Справки, так же как и акты, целесообразно создавать на основе шаблона Приказ.dot.

2. Если справка внутренняя, то выделите реквизит «наименование организации» и методом прямого набора текста наберите название структурного подразделения, готовившего справку.

3. Оформление реквизита «Наименование вида документа» выполните по аналогии с п. 2 предшествующего подраздела, используя слово «СПРАВКА».

4. Реквизиты адресат, отметка о наличии приложения и подпись оформите с помощью соответствующих автотекстов.

5. Если справки изготавливаются регулярно, создайте отдельный шаблон Справка.dot, в который внесите реквизит название вида документа, заголовок к тексту, поле PrintDate (воспользовавшись методикой подраздела Ошибка! Источник ссылки не найден.) и трафаретную часть справки.

Пример оформления содержательной части справки приведен выше (стр. 53).