ЛЕКЦИЯ №7

 «Состав и оформление кадровой документации по персоналу»

 

    Трудовые правоотношения работника и работодателя базируются на ТК РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу до его увольнения подлежат документированию.

 

                                      Документирование

              

 

 

 

 

 

 

Документацией по личному составу называют совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника.

Всю документацию по личному составу можно классифицировать на 4-е взаимосвязанных группы:

Документация, регламентирующая трудовую дисциплину работников

 

 

Документация необходимая при комплектовании личного состава организации

 

 

 

В соответствии с ТК РФ в организациях установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. В общем смысле комплекс документов, которые характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность работников в организации мы будем называть документацией по персоналу.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками, и составляют особую группу документов, которые оформляются в соответствии с установленными правилами, поскольку отсутствие каких-либо реквизитов или их неправильное оформление может привести к судебным искам со стороны работников.

    Составим структурную схему документов по персоналу.

 

Кадровые или документы личного характера связаны с трудовыми правоотношениями предприятия с работниками и регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

Ø     трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

Ø     приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

Ø     кадровые приказы (о поощрениях, взысканиях, отпусках);

Ø     трудовые книжки;

Ø     личные карточки формы Т-2;

Ø     личные дела;

Ø     лицевые счета по заработной плате.

    Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

    При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

    Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

 

    Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор), после подписания которого издается приказ о приеме сотрудника.

    На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

    Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер, и на него заводится лицевой счет по заработной плате.

    Увольнение работника производится по следующей схеме:

 

 

    Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 ТК РФ). Руководитель учреждения издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

    При переходе работника на другую должность в рамках учреждения порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

 

    Руководитель предприятия издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

    Трудовой договор — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

    В соответствии со статьей 18 ТК РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

    При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

Ø     место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

Ø     конкретную работу, которую должен выполнять работник, в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности;

Ø     дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

Ø     оплату труда;

Ø     обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

    Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок; совмещение профессий (должностей); повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

    Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

Ø     на постоянных работников;

Ø     на временных работников;

Ø     работающих на основном месте работы;

Ø     работающих по совместительству.

    В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

    Согласно ТК РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок, не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

    В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсирующего характера: за высокую квалификацию, за профессиональное мастерство, за личный трудовой вклад и пр.

    По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации.

    Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т.п.

    При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

Ø     основания увольнения работника;

Ø     дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

Ø     введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 12 ТК РФ.

    Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй - у работника.

    Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет - «В», если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и - 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

1.1.1. Приказы по личному составу. Кадровые приказы

    Приказами по личному составу оформляются

Ø     прием,

Ø     увольнение и

Ø     перевод сотрудников предприятия.

    Заключение трудового контракта с работниками не исключает необходимости издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 ТК  РФ).

    Приказы по личному составу группируются в отельное дело и имеют самостоятельную нумерацию в пределах года с добавлением индекса «л/с»: № 1 л/с, № 2 л/с и т.д.

    Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

    Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:

«О приеме на работу Митина К.С.».

«Об увольнении Захарова С.С.»

и если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников, -

«Об изменении штатов АОЗТ»

    Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководства констатирующая часть приказа может не указываться.

    Вторая, распорядительная часть приказа начинается словами НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается

фамилия работника (прописными буквами),

имя и отчество полностью,

должность,

срок увольнения, назначения или перевода,

статья ТК РФ (в случае увольнения).

    При приеме на работу указывается оклад работника,

вид приема (постоянная или временная работа),

с испытательным сроком или без него  и т.д.

    При составлении приказа о переводе на другую должность внутри предприятия следует указать

новую должность,

новый оклад,

новое структурное подразделение,

вид перевода,

если перевод временный, необходимо указать его срок.

    Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника. Однако в интересах обеспечения наиболее оптимальных условий дальнейшей работы с таким приказом целесообразно все же издавать их по каждому отдельному факту приема, увольнения или перевода.

    Приказы по личному составу визируются

Ø     юрисконсультом,

Ø     заместителем директора по кадрам ил другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия.

    Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 ТК РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, поскольку при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 ТК РФ).

    Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

    В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19 в «Перечня...»). Такие приказы имеют буквенный индекс «к» (№ 1 к, № 2 к) и формируются в самостоятельное дело.

    Чтобы сократить количество деловых «бумаг», издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т.к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.

 

Образец приказа об увольнении сотрудника:

АОЗТ «Паритет»

ПРИКАЗ

23.08.98 № 16 л/с

Санкт-Петербург

Об увольнении Захарова С.С.

 

УВОЛИТЬ:

    ЗАХАРОВА Сергея Семеновича, главного инженера, 30.08.98 по собственному желанию, ст. 31 ТК РФ.

    Основание: заявление Захарова С.С. от 18.08.98.

 

Директор

подпись

В.В.Крюков

 

Юрист

подпись И.О.Фамилия

22.08.98

 

С приказом ознакомлен

подпись С.С.Захаров  23.08.98

 

Личные карточки

    Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

    Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудников указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

    В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).

    В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

    На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения раздела III и «Дата и причина увольнения».

    Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны вноситься в карточку с особой аккуратностью, поскольку они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

    В разделе «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.

    Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом учреждения. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

    Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 — 75 лет — «В» (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

1.1.2. Резюме

В последнее время все большее распространение получает новый вид документов личного характера — резюме.

Резюме — объективная самохарактеристика — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех. Цель резюме — привлечь внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить пригласить кандидата на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало. На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от стереотипа восприятия людей. Часто кандидаты приносят резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования.

Жестких требований к резюме не существует. Европейский (британский) стиль написания резюме предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также об образовании, месте работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке. Американский стандарт, получивший наибольшее распространение в России, предлагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы. Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству.

Часто составляют резюме хронологические и реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Функциональные резюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.

Специалисты, работающие на рынке труда, считают наиболее универсальной следующую структуру резюме:

Заголовок — фамилия, имя, отчество кандидата (слова «резюме», «объективка» в заголовке не пишутся);

Основные личные данные — адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение;

Цель обращения — на какую работу, в какой должности и на каких условиях претендует, с дальнейшим обоснованием своих претензий;

Опыт работы — даты мест работы, занимаемых должностей, выполняемых функций и профессиональных достижений (эта часть резюме является главной, однако, непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна);

Образование — даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания;

Дополнительная информация — данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах:

Ø     владение иностранными языками («свободно», «в совершенстве» или «читаю и перевожу со словарем»);

Ø     владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств);

Ø     наличие водительских прав и опыта вождения;

Ø     членство в профессиональных объединениях или партиях;

Ø     участие в работе конференций и съездов; сведения об общественной деятельности;

Ø     сведения о военной службе и воинских званиях;

Ø     серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи;

Ø     указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства;

Ø     сведения о рекомендациях;

Ø     личные характеристики (стандартные, например, «аккуратен», «трудолюбив», «честен» или действительно важные, например, «высоко заинтересован», «предан фирме», «энергичен и целеустремлен», «требователен к себе и другим», «лидерские качества»).

Дата составления резюме — свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что давно ищет работу в разных местах.

Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:

Ø     краткость — отсутствие лишних слов, данных, непонятных сокращений и терминов;

Ø     конкретность — отсутствие неточностей или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;

Ø     целенаправленность — изложение главных сведений, подтверждающих право претендовать на данную должность;

Ø     честность — отсутствие недостоверной информации.

Резюме печатается на бумаге хорошего качества формата А4 с соблюдением всех технических требований к оформлению любого документа: соблюдение полей, отсутствие помарок, исправлений, орфографических и грамматических ошибок, четкая печать (лучше на компьютере).

Образцы резюме

(вариант первый)

Петрова Наталья Андреевна

Адрес:

101101, Москва, ул. Лесная, д. 1, кв. 11

Телефон:

(095) 111 11 11

Дата и место рождения:

6 октября 1971, Москва

Подданство:

Гражданка Российской Федерации

Семейное положение:

Замужем, имею сына трех лет

Цель:

Получение должности секретаря-референта

Квалификация:

Квалифицированный секретарь-референт с высшим образованием, свободным владением делового языка и компьютера

Образование:

 

1988 - 1993

Московский авиационный институт, экономический факультет, диплом инженера- экономиста

1994 – 1995

Курсы английского языка (2 года)

1995

Курсы секретарей - референтов

Опыт работы:

 

С 1993 г. по настоящее время

Авиационный завод, экономический отдел, экономист

Дополнительные сведения:

 

 

Имею водительские права категории В.

Увлекаюсь аранжировкой цветов.

Общительна, энергична, собранна и целеустремленна.

12 января 1998 года

И.И. Орлова

 

(Второй вариант)

Ф.И.О.

Орлов Игорь Иванович

АДРЕС:

127322, г. Москва, ул. Лескова д. 7, кв. 11

ТЕЛЕФОН:

310 22 18

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ:

11 марта 1960 г., Москва

ГРАЖДАНСТВО:

Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ:

Женат, имею дочь

 

ОБРАЗОВАНИЕ:

1977-1982 — Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации ИНЖЕНЕР – СИСТЕМОТЕХНИК.

1967-1977 — средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ОПЫТ РАБОТЫ:

С 1992 г. — начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИНТРАСТ» (обеспечивал программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники)

С1982 по 1992 г. — инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора в НПО (разрабатывал вычислительные комплексы).

С 1980 по 1982 — старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ).

Дополнительные сведЕния:

Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах DOS и WINDOWS, а также владею системами программирования на языках PASCAL, C и СУБД таких, как DBASE,  FOXPRO и др.

Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем)

 

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

25.12.98

И.И. Орлов

 

 

Составим алгоритм-схему процесса принятия соискателя на работу:

а) предварительный этап:

§        анкета соискателя или резюме;

§        заявление о приеме на работу;

б) ознакомительный этап, после соответствующего распоряжения руководителя:

§        ознакомление соискателя с должностной инструкцией под подпись;

§        ознакомление с правилами внутреннего распорядка под подпись;

§        ознакомление с инструкцией по охране труда под подпись;

§        ознакомление с инструкцией по противопожарной безопасности под подпись;

§        заведение личного дела на сотрудника (не обязательно).

в) оформление трудового             договора

 

г) Издание приказа о приеме на работу (на основании заключенного договора ст.68 ТК РФ (форма Т-1 в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате)

                    

Выноска 3: Регистрация приказа о приеме в журнале регистрации приказов по личному составу 

 


 

д) Заполнение личной карточки на сотрудника под роспись (форма

 

     

 

 

 

е) Внесение записи в трудовую книжку о приеме сотрудника со ссылкой на соответствующий приказ (для всех сотрудников, проработавших в компании свыше 5 дней).

Выноска 3: Регистрация трудовой книжки сотрудника в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (если заводится новая книжка, то внесение записи в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


ж) Присвоение сотруднику табельного номера и внесение записей в табель учета использования рабочего времени о начале работы (форма Т-13).