ЛЕКЦИЯ №3

«Оформление организационно - кадровой документации»

 

 

Деятельность любого учреждения фиксируется в разного рода документах. Примерная классификация документов и их определения, в том числе и организационно-распорядительных, приведена в приложениях к Основным положениям ЕГСД (см.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1975, с.75). В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами.

Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территории краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

Государственные, муниципальные, частные предприятия, а также общественные объединения действуют на основе устава.

 

Устав организации – это зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

Например, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью, Устав добровольного спортивного общества и пр.(уставы, относящиеся к сфере компетенции Вооруженных  Сил РФ, например, Строевой устав, к этой группе документов не относятся и в данном пособии не рассматриваются).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении устава должны присутствовать следующие реквизиты:

Ø     наименование министерства,

Ø     наименование организации,

Ø     вид документа,

Ø     регистрационный номер,

Ø     дата,

Ø     место издания,

Ø     гриф утверждения (в случае частного предприятия - указание, кем оно зарегистрировано).

В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как

Ø     общие положения,

Ø     основные функции,

Ø     права и обязанности,

Ø     руководство,

Ø     взаимоотношения и связи,

Ø     производственно-хозяйственная деятельность,

Ø     коммерческая деятельность,

Ø     имущество и средства,

Ø     контроль, проверка и ревизия,

Ø     реорганизация или ликвидация.

В зависимости от формы частной собственности (ТОО, АОЗТ, АООТ и т.д.) разделы в тексте изменяются, дополняются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Устав, как правило, разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других физических лиц. В случаи если хозяйственное общество создается одним лицом, то последний и утверждает устав своей организации.

В случае если мы имеем дело с государственными и муниципальными унитарными предприятиями, то устав утверждается уполномоченными на то государственным органом или органам местного самоуправления, а устав казенного предприятия утверждается Правительством РФ.

Рассмотрим структуру устава более подробно на рис.1.

Разработка устава должна опираться на действующий в настоящее время Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ.

Текст устава определяется его разработчиками, которые придерживаются следующей структуры текста:

Рис.2. Образец структуры основного текста устава в организации

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. (ЕГСД, с.76). Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Виды распорядительных документов

    Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

    Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

    Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

    В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

    С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы подразделяются на правовые акты, действующие:

Ø     на федеральном уровне, — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной, исполнительной власти;

Ø     на уровне субъектов Российской Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

Ø     в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной, исполнительной власти);

Ø     в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной, исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

Ø     акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

Ø     акты межведомственного характера;

Ø     акты, регулирующие отношения органов федеральной, исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

    Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23.07.93 № 722.

    Основанием для издания распорядительного документа может являться:

Ø     необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

Ø     необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) распорядительные документы делятся на две группы:

Ø     документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

Ø     документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (единоначалия).

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.д.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и т.д.

    В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

    В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления и организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

    Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

    В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

    В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

    Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — делится на несколько этапов:

1.      инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2.      сбор и анализ информации по вопросу;

3.      подготовка проекта распорядительного документа;

4.      согласование проекта документа;

5.      внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6.      принятие решения (подписание документа);

7.      доведение распорядительного документа до сведения исполнителей.

    Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Необходимость издания распорядительного документа может обосновываться в докладной или служебной записке, справке аналитического или информационного характера, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

    Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. В ряде случаев для разработки проекта распорядительного документа создается временная комиссия или назначается группа работников.

    Проект документа оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги с оформлением всех необходимых реквизитов в соответствии с правилами и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

    Согласование проекта документа состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования (если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях). Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа оформляется на отдельном листе — «Листе согласования».

    Внутреннее согласование (визирование) проводится руководителями всех заинтересованных подразделений организации, с главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросу труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой — на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

Высказанные в процессе согласования замечания и дополнения могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа либо оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания, при этом на самом проекте документа проставляется отметка «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Проект вместе с листом возвращается разработчикам проекта документа. Это особое мнение вместе с окончательно оформленным документом должно поступить руководителю на подписание.

    Подпись руководителя превращается проект документа в полноценный документ, придает ему юридическую силу.

    Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности делится на следующие этапы:

1) подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

2) внесение материалов (справки и проекта решения) на рассмотрение коллегиального органа;

3) обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

4) принятие решения по результатам обсуждения и рассмотрения представленных материалов;

5) оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного документа по решению коллегиального органа;

7) доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

    Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе заседания.

   

Рассмотрим, что определяет правила трудового распорядка.

Трудовой распорядок организации определяется локальным нормативным актом организации – правилами внутреннего распорядка (обязательный кадровый документ).

    В соответствии с ТК РФ (ст.189) и иными федеральными законами регламентируют (рис.1.).

   

 

Рис.1. Основная структура правил внутреннего трудового распорядка.

 

 

Штатное расписание (форма Т-3) – это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением).и содержит:

§        перечень структурных подразделений, должностей;

§        сведения о количестве штатных единиц;

§        информацию о должностных окладах, надбавках и месячном фонде ЗП;

§         относится к информационно-расчетной документации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (от 21.08.1998 №37), составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность имеется не в каждой организации, то руководство самостоятельно решает, кому делегировать данную обязанность.

В таких ситуациях, когда компания не имеет экономиста по труду, корректно разработать штатное расписание может только сам руководитель при помощи руководителей подразделений. Однако если руководитель организации делегирует данную обязанность кому-то из подчиненных, у которого не прописан данный пункт в должностной инструкции и трудовом договоре, то такое лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности.

В отличие от приказа по основной деятельности в данный приказ может начинаться сразу со слов «ПРИКАЗЫВАЮ», так как нет необходимости уточнять какие-либо дополнительные сведения. Но при желании могут быть указаны причины, например: открытие нового подразделения, необходимость набора персонала в данные подразделения.

Здесь же после формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляются пункты:

1. На кого возлагаются данные обязанности по разработке проекта штатного расписания.

2. С кем согласован проект штатного расписания.

3. Предельные сроки выполнения.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным лицом.

 

Положение о структурных подразделениях – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы отдельных структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов (советов директоров, ученых советов и т.п.), функционирующих на постоянной основе, а также временных органов (комиссий, совещаний и др.).

    Например, положение об отделе управления персоналом может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи отдела.

3. Функции отдела.

4. Структура отдела.

5. Права отдела.

6. Ответственность отдела.

В случае необходимости тексты положений о комиссиях, советах могут корректироваться решениями вышестоящего органа, а положения о структурных подразделениях приказами руководителя организации.

Должностная инструкция – (внутренний локальный нормативный акт, носящий рекомендательный характер), который устанавливает для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Она является достаточно эффективным средством управления персоналом, поскольку выполняет:

§        организационную;

§        регламентирующую;

§        регулирующую роль.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор.

 

Рис.2.

Разработка должностной инструкции, как правило, является обязанностью руководителя подразделения, который согласовывает с отделом управления персоналом, с юрисконсультом, а затем утверждается руководителем организации.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Должностные взаимоотношения.

7. Квалификационные требования.

8. Оценка работы.

Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

    Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает его, при этом один экземпляр возвращается стороне, составившей проект. Составными частями договора являются рис.3.