ЛЕКЦИЯ №2

«Классификация документации используемой в управлении персоналом»

«Основные требования к бланкам и реквизитам документов»

 

Условно весь объем кадровой документации можно представить в виде 3-х модулей

 

Как правило, обязательные документы для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности личного состава организации и организационно-правовой сферы.

    Документы (по рекомендации) – служат для оптимизации работы с кадрами. Это могут быть такие документы как: положение по оплате труда; премирование и поощрение сотрудников или коллективный договор. Как правило, они в конечном итоге переходят в разряд обязательных для ведения документов в данной организации.

    Документы (корпоративные)- такие документы зависят от специфики конкретной организации и в частности могут носить обязательный характер для данной организации (в сфере охраны труда, безопасности работы и т.п.).

    Внутренние локальные нормативные акты – определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всем персоналом организации, поскольку непосредственно касаются их трудовой деятельности.

    Перечень документов, разрешенных к применению, в деятельности любой организации закреплен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) от 30.12.93. Он предназначен для решения следующих задач:

1. Регистрация форм документов;

2. Сокращение количества применяемых форм;

3. Исключение из обращения неунифицированных форм документов.

Приведем пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД.

Пример:

ХХ  ХХ  ХХХ  Х         ( 02  81  151  8 )

                            

                                     1          2             3                  4

 

Где:

02 – унифицированная система организационно-распорядительной документации;

81 – документация по приему на работу;

151 – приказ о приеме на работу;

8 – контрольное число

  Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, письма, протоколы, акты и т.д. Требования данного стандарта являются рекомендательными.

В настоящее время единые научно обоснованные правила составления и оформления документов изложены в ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации (ОРД): Требования к оформлению документов».

С 1 июля 2003 г. Введен в действие Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Хотя данный ГОСТ относится к системе ОРД, изложенные в нем требования к оформлению документов — датировке, подписанию, визированию, адресованию и т.д. — применяются и к документам других систем документации.

В ГОСТе перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги стандартного формата. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора печатных знаков при его написании.

В ГОСТе 6.30-97 указаны следующие 29 реквизитов:

01. Государственный герб РФ.

02. Герб субъекта РФ.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04. Код организации.

05. Код формы документа.

06. Наименование организации.

07. Справочные данные об организации.

08. Наименование вида документа.

09. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.

13. Гриф ограничения доступа к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам относятся, прежде всего, постоянные реквизиты, которые заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют бланк документа.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

·        Распорядительные документы -  документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу (приказы, постановления, распоряжения, указания, решения).

·        Информационно-расчетные и справочные документы – документы, в которых содержится информация, которая непосредственно может использоваться в дальнейшей деятельности организации и может быть представлена в виде таблично-расчетных данных. Письма, факсы, протоколы, объяснительные записки и т.п.

ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

·        Устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, положения о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

·        Приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны и т.п.

    Официальная внутренняя переписка – документы, поступающие от работника к работодателю или наоборот, но не носящие приказного характера.

    Документы, подтверждающие трудовую деятельность – в согласии с трудовым и пенсионным законодательством РФ.

    Журналы учета и контроля – журналы учета и регистрации документов, необходимые для придания документу регистрационного номера или индекса и юридического закрепления (в случаи трудовых споров).

Требования к бланкам документов

ГОСТ 16487-83 определяет бланк как «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной». Основные требования к бланкам документов изложены в ГОСТ Р.6.30-97, который введен в действие с 01.07.98.Сущность этих требований заключается в следующем.

Документы должны изготавливаться на бланках. При этом следует использовать 2 основных формата бумаги — А4 и А5 (ГОСТ 9327). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением гербов Российской Федерации и ее субъектов, порядок изготовления и учета которых регламентируется специальными нормативами.

Устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (Рисунок 1) и продольный (Рис). Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над срединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Ø     центрованным, при котором начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита в целом,

Ø     флаговым, при котором каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Помимо бланков для организаций могут проектироваться бланки ее структурного подразделения или должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

    Установлены следующие виды бланков:

Ø     общий бланк,

Ø     бланк для письма,

Ø     бланк конкретного вида документов.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 или 02 или 03, а также 06.

Бланк письма, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 04 и 07, а также, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19[1]).

Бланк конкретного вида документа, кроме реквизитов общего бланка, включает реквизиты 05, 08 и 12, а также ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17 и 18.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 должны печататься на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Рисунок 1 Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

 

 

Рис. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и пр.).

Реквизит 19 (текст документа) печатается через 1,5 интервала, в то время как остальные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Расстояние между отдельными реквизитами должно равняться 1,5-3 межстрочным интервалам.

При компьютерном составлении документа размер шрифта и межстрочных интервалов должен быть максимально приближен к параметрам пишущей машинки.

При значительном объеме документа (более одной страницы) все страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек и тире в центре верхнего поля страницы.

Верхнее поле, равное трем мм, устанавливается только для первого листа. Остальные листы должны иметь верхнее поле, равное 20 мм.

Требования к реквизитам документа

Рассмотрим теперь каждый реквизит отдельно и перечислим основные правила их оформления и требования, предъявляемые к ним.

Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб РФ помещается на бланках документов лишь в случаях, предусмотренных законодательством: на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

Герб субъекта Российской Федерации

Порядок размещения на бланках документов герба субъекта Российской Федерации регламентируется правовыми актами субъектов РФ. В этом случае на бланке документа указывается также наименование государства — Российская Федерация.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Изображение эмблемы предприятия (т.е. зарегистрированного в установленном порядке символического графического изображения), в качестве которой также используется товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п., облегчает поиск документов, однако не заменяет наименования предприятия, организации или учреждения. Размещается над наименованием предприятия (при угловом расположении реквизитов) или в центре верхнего поля документа (при продольном, центрованном расположении реквизитов). Эмблема не должна изображаться на документах, если у организации нет специального на то разрешения. Эмблема также не должна воспроизводиться на бланках организации одновременно с изображением гербов.

Код организации

Все зарегистрированные предприятия имеют свой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот реквизит является своеобразным подтверждением правомочности и легитимности организации-автора документа и может быть проставлен заранее типографским способом.

Код формы документа

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документов, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, располагается под реквизитом 03 и пишется в строгом соответствии с наименованием, зафиксированным в ее учредительных документах: уставе предприятия или учредительном договоре, положении о предприятии, свидетельстве Регистрационной палаты и т.д. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Например:

Министерство общего и профессионального образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации помещают на бланке документа в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещается ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают лишь в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации

Данный реквизит обязателен для служебных писем, располагается ниже наименования организации и включает: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и пр.).

Наименование вида документа

Данный реквизит является одним из важнейших (позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов, структуру текста и степень обязательности выполнения его требований), проставляется  на общем бланке предприятия (отсутствует на бланках для писем) и располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование предприятия» вместо реквизита «Справочные данные об организации».

Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. Проставляется на всех документах, кроме писем и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять как 05.01.98.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются также часы и минуты.

Регистрационный  номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа должен содержать порядковый номер, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела, информацией об исполнителе и др. Например: 03-26/144, где 03 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре, 144 — порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, составляется из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит является необходимым для тех документов, на которые дается ответ. Дата и номер для ссылки полностью переписываются из бланка инициативного документа, на который дается ответ. Оформляется данный реквизит следующим образом:

На № 03-29/68 от 15.04.98.

Место составления или издания

Место составления или издания оформляется в  соответствии с принятым административно-территориальным делением России и включает только общепринятые сокращения. Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град», «-город» и
«-бург». Например:

Москва;

Екатеринбург;

г. Коломна Московской области;

с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит не нужен, так как входит в почтовый адрес (см. реквизит «Справочные данные об организации»).

Гриф ограничения доступа к документу

Данный реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, то есть секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке этого реквизита могут проставляться следующие слова и аббревиатуры: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Подлежит возврату вместе с ответом», «Конфиденциально», «КТ» («Коммерческая тайна») и т.д. Во второй строке данного реквизита проставляется № экземпляра. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа.

Адресат

Данный реквизит проставляется, в основном, на исходящих документах.

На внутренних документах адресат проставляется в том случае, когда документ предназначается для передачи руководителю (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может состоять из пяти составных частей:

1. наименование учреждения, организации или предприятия (в имен. падеже);

2. наименование структурного подразделения (в имен. падеже);

3. наименование должности получателя (в дательном падеже);

4. фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже);

5. почтовый адрес.

Каждая из этих составных частей печатается с новой строки. Например:

 

ООО «Парус»

Отдел маркетинга

Начальнику отдела

Филимонову А.А.

117140 Москва, ул. Мира, д.57

Перед фамилией может быть проставлена также ученая степень и звание или воинское звание. Данный реквизит может содержать несколько адресов, но не более четырех. В случае, если документ отправляется сразу в несколько однородных организаций, то они указываются обобщенно:

 

Директорам школ Невского района

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя, например:

 

301264, Тульская обл. ,Киреевский р-н,
 г. Липки, ул. Садовая, д.5, кв. 12

 

Калинину И.П.

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

1. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек; наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи этого должностного лица, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор предприятия

_____________В.В.Чернов

27.09.98

2. Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование этого документа, его номер и дату. Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказ директора завода

от 22.07.98 № 23

Резолюция

В данном реквизите фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа после реквизита «Адресат». Резолюция может быть также оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Включает: фамилия и инициалы исполнителя (в дательном падеже); содержание поручения (часто - в форме инфинитивной конструкции); срок исполнения; подпись руководителя; дата резолюции. Например:

 

Сергееву К.К.

Подготовить проект договора

к 15.08.98

подпись  25.07.98

В случае, если исполнителей указано несколько, ответственность за исполнение документа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. В ряде случаев отдельные составные элементы резолюции могут отсутствовать. Например:

 

Отказать.

Подпись 26.09.98

Заголовок к тексту

Включает краткое содержание документа. Согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем? (о ком)?» или «чего (кого)?». Например:

приказ - о командировании специалистов в Индию,

положение - о филиале предприятия,

протокол - общего собрания акционеров,

должностная инструкция - секретаря-референта.

Место данного реквизита — слева, ниже всех дотекстовых реквизитов. К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручен6ию руководителя. Отметка о контроле - буква «К» - проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом или фломастером, либо специальным штемпелем «Контроль». Располагается на уровне заголовка, на левом поле документа.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Только на русском языке тексты документов пишутся при их направлении:

Ø               в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

Ø               на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде комбинации этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («владеете», «имеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные вербально, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой части принято указывать причину, основание, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству организации, и некоторых документах личного характера (доверенность, расписка) изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю; прошу, доверяю).

В распорядительных документов коллегиальных органов информация излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил), в совестных распорядительных документах — от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

В тексте протокола информация излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

В письмах используются следующие глагольные формы:

Ø     от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

Ø     от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

Ø     от третьего лица единственного числа (Министерство не возражает, Академия управления считает возможным).

Тексты служебных документов должны соответствовать требованиям официально-делового функционального стиля (см. тему 3).

Отметка о наличии приложения

Отметку о наличии приложения, названного тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение

1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз.

 

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение

Договор аренды от 03.06.98 № 8 и приложение к нему, всего на 12 л.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если приложение высылается не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. В 1 экз. в первый адрес.

В приложении на первом листе  в правом верхнем углу пишут «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дату и номер  документа. Например:

 

Приложение 1

к приказу директора АО «Заря»

от 24.08.98 № 18

Подпись

В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:

Генеральный директор

АО «Квант»

Личная подпись

В.В.Перов

или

Генеральный директор

Личная подпись

В.В.Перов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в наименовании должности указываются ученые степень, звание. Например:

Зав. кафедрой документоведения и документационного обеспечения управления

профессор, к.э.н.

подпись

Ю.А.Зорин

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц (например, финансовые документы). В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц (например, контракты), их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор АО «Турбо»

подпись Г.Л.Светин

 

Директор АО «Синтез»

подпись Б.Б.Громов

Если документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не их должности, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии

Члены комиссии

подпись

подпись

подпись

подпись

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», приписку от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, который имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом; согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

 

Зам. Председателя

Госстандарта

подпись П.В.Доронин

14.07.98

или:

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания

профкома

от 14.07.98 № 6

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись».

Визы согласования

Внутреннее согласование обычно оформляется при помощи визы согласования. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

 

 

Главный бухгалтер

 

подпись О.Г.Лукьянова

12.07.98

Существует также краткий вариант оформления визы, когда она состоит лишь из личной подписи и даты.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или если он не согласен с документом, то свои замечания он должен оформлять на отдельном листе с указанием об этом при визировании: «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется внизу на последнем листе первого экземпляра[2]). На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении и подшит в дело.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности и часть самой подписи. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись «Верно»; наименование должности сотрудника, заверившего копию; его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

подпись

Ю.Ю.Быстрова

01.01.98

 

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Белова

924 43 25

или:

Белова Мария Игнатьевна

924 43 25

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Данный реквизит включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа и дату. Например:

В дело 12-25 за 1998 г.

Николаева 25.06.98

Отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Например:

АО «Эталон»

27.06.98

Вх. № 43

Отметка для автоматического поиска документов

Данный реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые признаки.



[1]) В электронных аналогах бланков, именуемых шаблонами, вместо ограничительных отметок (обычно в форме уголков) нами будут использоваться средства скрытой разметки макета документа — таблицы, кадры, рамки для текста и пр.

[2]) Часто на обороте, внизу.